Pour qu’un réseau soit dynamique, il est important que ses objectifs correspondent aux besoins des membres. Ces attentes doivent donc être recueillies et portées à la connaissance de la structure d’animation, qui elle, doit en contrepartie communiquer sur les actions passées et futures. L’évaluation des actions effectuées et un travail de prospective doivent être faits afin de répondre au mieux aux objectifs et attentes.

1 – S’AUTO-ÉVALUER

S’auto-évaluer, évaluer l’impact du fonctionnement et des actions du réseau sont des outils d’excellence pour faire évoluer le réseau en restant au plus près des besoins des membres du réseau.

A titre d’exemple, quelques pistes pour mesurer l’impact de vos actions :

  1. Définir des indicateurs à la mise en place de l’action et suivre ces indicateurs (par exemple taux de participation, fréquentation d’un site internet, taux de satisfaction etc.)
  2. Créer, proposer un questionnaire aux participants d’une “manifestation” en interrogeant notamment (à chaud et à froid pour certaines questions) :
    • les points forts / faibles,
    • les propositions d’amélioration,
    • comment cela va modifier la pratique professionnelle du participant,
    • si et comment les changements de pratiques professionnelles sont remarqués par les collaborateurs du participant,
    • si et comment le participant va transmettre ou diffuser ce qu’il a appris.
  3. Il peut être assez riche de demander un “rapport d’étonnement” d’une demi page aux participants d’une formation, d’un événement !
  4. Il est toujours intéressant de “débriefer” oralement à la fin de l’action (pensez à prendre des notes ..),
  5. Demander aux organisateurs de l’évènement un document de synthèse,
  6. S’auto-évaluer indirectement via la production scientifique associée au domaine du réseau.

2 – RÉDIGER DES RAPPORTS D’ACTIVITÉ

La rédaction du rapport d’activité est une étape incontournable dans la vie du réseau. C’est à cette occasion qu’un bilan des actions, de la vie du réseau est dressé et que de nouvelles perspectives sont envisagées. Il rend compte aussi du bilan financier complet.

Ce document, s’il est correctement rédigé, permet également aux institutions de prendre connaissance des actions qui ont été menées et valorise le travail de la structure. Pour que la rédaction soit plus aisée, il est capital, voire indispensable, d’avoir une bonne traçabilité de l’ensemble des actions de la structure (bilan financier et moral). Il faut donc anticiper en créant une base de documents mise à jour régulièrement et qui servira à élaborer le rapport d’activité final (annuel ou périodique).

Il peut comporter une partie projet et aller jusqu’à une projection budgétaire des actions à mettre en œuvre dans le cadre de ce projet.

Par exemple vous trouverez ci-dessous le plan du rapport d’activité utilisé par les réseaux de la Mission pour les Initiatives Transverses et Interdisciplinaires.

Présentation du réseau

l’origine du réseau et son histoire ; l’objet du réseau ; son organisation interne ; la description de la communauté à laquelle il s’adresse.

Bilan des actions

Le réseau présentera ici le bilan de ses actions rétrospectivement sur 3 à 4 ans. Est entendue par action toute réalisation du réseau : Action Nationale de Formation (ANF), ateliers, communication, écoles thématiques, achats groupés de licences

Projet du réseau

Le réseau présentera son projet pour les 2 à 4 ans à venir en s’attachant à décrire l’analyse et les éléments de prospective qui auront permis de le construire. Le réseau s’attachera à décrire le plan qu’il souhaite mettre en oeuvre dans le cadre de ce projet et qui lui permettra d’accompagner sa communauté.

3 – COMMUNIQUER

Pour assurer la cohésion du réseau, une bonne communication interne est nécessaire. Pour la visibilité du réseau et de ses activités, une communication externe doit être prévue. Il est donc capital d’avoir, dès le lancement du réseau, une réflexion pour définir ses objectifs avant de mettre en place des outils pour diffuser et partager l’information et favoriser les échanges. Ces outils peuvent être numériques ou papier.

• Communication interne

Une communication interne régulière, concise et dynamique permet d’impliquer les membres, de les motiver et de renforcer leur sentiment d’appartenance. Non seulement il faut que l’animateur communique mais il est important que les membres aussi communiquent entre eux. L’animateur doit rappeler/inciter à l’utilisation de ces outils mis à disposition. Pour la communication interne, les outils utilisés seront plutôt des outils numériques :

  • Messagerie : elle est le moyen de toucher tous les membres. Elle donne le sentiment aux observateurs d’être partie prenante du groupe avec un nombre raisonnable de messages. Elle est, en effet, à utiliser avec modération. Il ne s’agit pas de les inonder de mails mais d’informer sur la prochaine étape d’un projet en cours, donner envie, proposer de rejoindre le groupe. Il faut bien faire attention à la fréquence d’envoi des messages, leur contenu et aux heures d’envoi ;

AU BON USAGE DE LA MESSAGERIE POUR UNE COMMUNICATION EFFICACE

d’après Jean-Michel Cornu (cornu.viabloga.com)

  • Fréquence de diffusion des mails
  • Lettre d’informations : 1/mois max
  • Mails très courts (par exemple pour informer du prochain rendez-vous) : quelques uns par semaine/mois selon le niveau d’activité du réseau

Les discussions n’ont pas à avoir lieu par mail. Il faut utiliser un autre canal de communication (voir les points suivants).

  • Toutes les autres informations se trouveront sur le site web, dans les comptes-rendus, etc
  • Rédiger un mail de façon courte et incitative/motivante : comment faire?
  • L’objet du message doit contenir les informations principales. Par exemple : « Comité de pilotage jeudi 28 juin 13h »
  • Dans le corps du message, il ne coûte rien d’utiliser des mots de politesse : au début « Bonjour », finir par « Amicalement » / « Cordialement » / … , et signer avec son prénom
  • À adapter selon le/les destinataire(s) bien-sûr.

Le contenu principal est constitué d’un seul paragraphe court où on trouve :

  • Le rappel du contexte en quelques mots
  • Des informations précises (Date + Lieu)
  • Un appel à l’action Venez nous rejoindre ! » … )

À noter qu’il peut y avoir un second paragraphe mais uniquement pour donner des informations sur « Comment venir / Accéder au lieu de la réunion / Infos pratiques »

  • Liste de diffusion : elle est indispensable, car elle est le lien entre les membres, elle contribue à la dynamique du réseau. Elle permet à chacun de communiquer avec l’ensemble de la communauté. Les règles énoncées ci-dessus pour la messagerie sont de mise pour cet outil ;

Pour dynamiser une liste de diffusion :

  • Les personnes communiquent plus facilement par mail lorsqu’elles se connaissent : organiser des événements en présentiel et en profiter pour présenter la liste de diffusion.
  • Lorsqu’une question est posée, inviter le demandeur à restituer une synthèse (anonyme) des réponses à l’ensemble de la liste.
  • Lorsqu’un nouveau membre s’inscrit dans la liste, l’inviter à se présenter.
  • Envoyer un message rassurant à la liste et rappelant les règles de fonctionnement de la
  • liste – notamment non jugement etc.
  • Demander à des « alliés » d’amorcer des discussions
  • Diffuser la liste des membres (avec laboratoire, ville)

Remarque: la dernière recommandation doit être mise en œuvre dans le total respect de la RGPD.

  • Newsletter : Réalisée à fréquence régulière, le format de la lettre doit être adapté au contenu. En fonction de la quantité d’information, deux formes : la lettre « plan » qui liste de courts résumés des articles avec des liens web pour aller plus loin dans la lecture si le lecteur le souhaite ; la lettre « complète » dans laquelle tout le contenu est dans le corps du message, plutôt utilisé quand il n’y a qu’un seul article ;
  • Site web intranet : Les membres du réseau peuvent accéder à des informations et à des documents sur un site web en accès restreint. Par exemple, via une zone de téléchargement, un espace dédié pour permettre l’échange d’information, la mise à disposition de documents à la communauté, l’accès à un annuaire interne au réseau (noms, coordonnées, compétences, centres d’intérêt) … ;
  • Wiki/Forum : ce type de dispositif permet de partager de l’information et de développer les interactions entre les membres de la communauté. Simple d’utilisation, il permet à tous de s’exprimer et d’échanger sur des questions souvent techniques. Il est très important de le faire vivre pour qu’il soit efficace ;
  • Messagerie instantanée : ces systèmes peuvent être utilisés entre membres et/ou administrateurs (exemple : IRC : Internet Relay Chat, Slack,…). Attention, il faudra penser à la modération.

• Communication externe

  • Site web : vitrine du réseau, c’est est un espace d’information pour tous, membres ou non du réseau. Il permet de mettre en valeur les activités, de faire connaître aux membres potentiels les actions qui pourraient les intéresser et donc éventuellement d’élargir le cercle des membres ;
  • Il peut être intéressant pour le réseau d’être présent sur les réseaux sociaux (Twitter, Facebook). Il faut noter que Twitter est largement fréquenté par les jeunes scientifiques, les journalistes, les étudiants et que les instituts/délégations du CNRS disposent de tels comptes et peuvent être de bons relais. Ces réseaux permettent de fédérer des communautés ayant des centres d’intérêts communs mais il faut avoir des informations à diffuser si on utilise ces outils assez chronophages.
  • Une présentation du réseau sous forme de vidéo peut être pertinente mais c’est un travail ambitieux. Il faut alors envisager un film court, percutant, et ne pas vouloir tout dire… Les services de communication des délégations peuvent être de bons conseils, voire aider le réseau dans le travail de réalisation.

Quelques vidéos de présentation de réseau:

• Resinfo (http://resinfo.org/ResinfoVideo.mp4)

• RTMFM (http://rtmfm.cnrs.fr/Spip.php?rubrique129)

• RdE (http://www.eiectronidens.cnrs.fr/images/116_RDE.mp4)

 

Des supports de communication papier peuvent compléter ce dispositif. Ils seront téléchargeables via le site web.

  • Une plaquette peut s’avérer utile pour démarcher de nouveaux membres lors de manifestations (comme la journée des nouveaux entrants) ou pour solliciter des partenaires, des sponsors ;
  • Un poster de présentation du réseau peut également être réalisé à partir des éléments de la plaquette. Ne pas oublier que ces documents doivent être percutants et cibler quelques messages importants, mentionner les contacts utiles et le lien vers le site web ;
  • Les communications orales pour présenter le réseau font partie des outils de communication. Il peut être utile de disposer d’une présentation (et de ses sources, Power Point ou autre) avec des éléments de langage communs pour que toutes les communications sur le réseau soient cohérentes et donc efficaces.

Pour se faire connaître et échanger directement avec de « futurs » membres, il peut être intéressant de participer à des événements qui touchent la communauté de votre réseau c’est-à-dire avoir un stand, faire une communication orale ou écrite (poster, kakemono, …) lors de colloques, forums, séminaires, …

Points de vigilance

Tout ces supports ou documents doivent être mis à jour régulièrement pour rester pertinents. C’est d’autant plus important dans le cas de TWITTER, FACEBOOK, … . Il est donc nécessaire de bien évaluer le temps à consacrer à ces outils de communication pour qu’ils soient efficaces