Les réunions, présentielles ou virtuelles, sont essentielles pour la dynamique du réseau. Outil de cohésion, elles permettent de prendre des décisions, de proposer des actions et de débattre des orientations à prendre de manière collective. Elles servent aussi à attribuer les différentes missions aux membres du réseau.

Avant la réunion

Il faut tout d’abord planifier la réunion. Cela n’est pas facile avec des personnes aux agendas chargés et situées sur des lieux différents. Il existe des outils numériques comme EVENTO (https://evento.renater.fr) pour faciliter la tâche. Il est conseillé de faire des propositions avec des créneaux assez étendus mais avec une échéance de réponse courte et clairement définie. Il convient d’éviter les horaires atypiques. Selon les personnes concernées et les objectifs de la réunion, on peut envisager des visioconférences. L’animateur choisit la date de la réunion lorsque tout le monde a répondu et à défaut à échéance de la date limite. Dès que la date est fixée, l’animateur définit et réserve le lieu de la réunion, reprécise les horaires (début et fin) et les diffuse à toutes les personnes concernées. Dans le cas d’une visioconférence il doit réserver un lieu adapté et les moyens techniques nécessaires. Puis, la structure d’animation :

• définit un ordre du jour raisonnable en fonction du temps imparti, et le fera valider (ajouter/supprimer des points) par les membres de la réunion ;
• prépare les informations qui seront utiles pour les discussions et les prises de décision ;
• communique les documents nécessaires à la réunion pour lecture préalable par les membres dans un délai raisonnable avant la réunion ;
• fait un rappel quelques jours avant en renvoyant les informations pratiques (date, horaires, lieu, informations éventuelles pour la visioconférence)
• prépare et précise les modalités d’animation
• doit être vigilant a ce que le périmètre des invités soit adapté à l’objet de la réunion
• doit vérifier la disponibilité des participants.

Au cours de la réunion (pour l’animateur)

Il est important de s’accorder dès le début sur le type de retour que l’on souhaite faire au  réseau (cf CR réunion – exemple 1 & CR réunion exemple 2). Cela conditionnera la prise de note au cours de la réunion. Ci-dessous quelques éléments de base pour conduire une réunion :

• la technique de l’inclusion permet d’établir des relations de confiance entre les participants, à chacun de se sentir à sa place dans le groupe, de reconstituer le groupe à chaque rencontre et à chacun d’avoir une vision globale de la situation ; Voir à titre d’exemples le retour d’expérience ci dessous et la technique du brise glace.
• rappeler l’ordre du jour ;
• choisir un secrétaire de séance et le type de retour que l’on souhaite faire : compte-rendu, relevé de conclusions, relevé de décisions ;
• choisir un gardien du temps ;
• rappeler les règles de fonctionnement (ne pas couper la parole, ne pas monopoliser la parole, etc.) ;
• aborder les points dans l’ordre : en rappelant le contexte de chaque point, puis en fonction de l’objectif (production, décision, information…) l’animation sera menée de manière différente (cf. ci-dessous). Avant de passer au point suivant : synthétiser et s’assurer que tout le monde est d’accord sur le point qui vient d’être abordé ;
• inviter le(s) membre(s) concerné(s) à exposer leur sujet, puis animer le débat s’il y a lieu : faire participer, en faisant respecter l’équilibre des temps de parole, maîtriser les digressions et interpeler les personnes qui ne s’expriment pas ;
• ne pas échanger à propos de personnes absentes de la réunion;
• à la fin des discussions sur chaque point, reformuler l’idée retenue pour s’assurer de l’adhésion de tous ;
• signifier la fin de la réunion : top de temps (par exemple « il nous reste un quart d’heure ») et prendre 5 minutes pour réfléchir à ce qu’il faut pour clore ;
• terminer la réunion en synthétisant les décisions, en s’assurant que chaque action a un porteur et une date de mise en œuvre. Faire le point sur les questions non résolues, en cours de résolution ou non traitées et décider  de les inscrire ou non à l’ordre du jour de la prochaine réunion ;
• fixer la prochaine réunion (date, lieu) et éventuellement les points qui seront à aborder ;
• prévoir un temps de déclusion, technique permettant de marquer la fin de la réunion, de sentir comment les participants ont vécu la réunion et de se projeter dans l’avenir. Ce temps est nécessaire pour terminer, bien vivre le « temps de la fin »; cela impactera la motivation de travailler sur les actions décidées et sur le maintien de l’implication des membres dans le réseau ;
• remercier les participants pour leur présence, leur implication et leurs actions.

Au cours de la réunion (pour les participants)

• ne pas arriver en retard;
• respecter la parole de l’autre;
• ne pas amener des digressions;
• s’impliquer dans la réunion, voire lire ses mails ou travailler à autre chose pendant la réunion;
• écouter les conclusions, les décisions;

Après la réunion

Quel que soit le format du retour à faire (compte-rendu, relevé de conclusions, ou relevé de décisions), celui-ci doit être fait dans les jours qui suivent la réunion. Il doit être relu, complété et corrigé par les membres participants. Il est ensuite diffusé à l’ensemble des personnes concernées par la réunion et archivé dans l’espace de travail commun. On peut aussi faire une synthèse des points importants pour une diffusion plus large. De plus il faut :

• tenir compte des décisions;
• respecter les engagements pris lors de la précédente réunion;
• relancer, suivre les actions;
• faire de bilan sur les engagements de travail pris lors de la précédente réunion;
• prendre le recul nécessaire pour vérifier le bon déroulé des réunions et ce qu’il conviendrait de modifier (surtout dans le cas de réunions récurrentes);
• pour les réunions récurrentes prévoir une fréquence adaptée (trop fréquent ou pas assez)

Les réunions à distance

Pour organiser les réunions à distance, l’outil incontournable est la visioconférence. Il permet à un groupe de personnes situées sur différents sites de dialoguer avec une économie non négligeable en termes de frais de déplacement, de temps et de fatigue. Mais si cet outil est devenu indispensable il a ses limites et ne remplacera jamais une réunion en présentiel lorsqu’il est nécessaire d’avoir un important niveau d’interaction !

Pour organiser une réunion en visioconférence, il faut la créer sur le site de RENATER, groupement d’intérêt public comprenant parmi les organismes membres le CNRS, l’INSERM, l’INRA, le MESR, l’INRIA, le CEA, …  https://renavisio.renater.fr/ L’organisateur doit nommer la réunion, définir la date et le créneau horaire ainsi qu’un mot de passe. Il devra impérativement faire une estimation du nombre de participants pour obtenir une bande passante suffisante. En cas de sous-évaluation, les participants courent le risque d’être  déconnectés. Dans le choix de la technologie, il faut privilégier SCOPIA pour son interactivité web. L’initiateur de la visioconférence reçoit alors un lien qu’il enverra à tous les participants avec le mot de passe pour se connecter à la visioconférence. On peut assister à une visioconférence soit dans une salle dédiée, soit sur son ordinateur personnel avec, de préférence, un casque,  un micro et une webcam. Certaines personnes ne disposant pas de matériel peuvent participer par téléphone, mais il est très difficile de les intégrer à la discussion.

Pour que la réunion puisse se dérouler dans les meilleures conditions, il faut respecter quelques règles. Pour éviter tout retard dû à des problèmes de connexion, faire un essai une dizaine de minutes avant. Dans la mesure du possible il est conseillé de regrouper des participant-e-s sur un même site afin d’éviter la multiplication des sites. Une fois que tout le monde est connecté et que la réunion peut commencer, l’animateur doit veiller à distribuer la parole pour éviter la cacophonie. Un moyen simple consiste à lever la main lorsqu’on sollicite la parole (ou à placer devant la caméra une feuille blanche sur laquelle par exemple un symbole main est inscrit). Une autre règle importante consiste à couper son micro lorsqu’on ne parle pas, cela évite de parasiter la réunion lorsque l’on travaille dans un environnement bruyant. Malgré toutes ces précautions, de nombreux problèmes techniques souvent imprévisibles peuvent survenir, parfois insolubles, comme des bruits de fond intempestifs, de l’écho, des déconnexions… Néanmoins, avec un peu de patience et d’expérience, la visioconférence est un outil très utile.

Les différents profils des participant.e.s à une réunion

On trouve sur le web de nombreuses présentations des différents « profils » de participant.e.s à une réunion.La fiche des profils des participants à une réunion présente ces profils et propose des comportements à adopter.